COMPLIANCE (NALEVEN VAN WET- EN REGELGEVING) EN ETHIEK
In het afgelopen decennium heeft Gunvor miljoenen euro’s geïnvesteerd in de ontwikkeling van een toonaangevende Compliance-afdeling. Onze teams werken voortdurend aan de verbetering van bedrijfsprocedures om risico's te beperken en op andere risico’s die binnen de grondstoffenhandel voorkomen te anticiperen. Ons doel is om de hoogste ethische normen te hanteren en aan alle relevante wet- en regelgeving te voldoen, waar we ook actief zijn.
GOVERNANCE
Gunvor’s Compliance afdeling werkt binnen strenge corporate governance richtlijnen die voorzien in een robuust risico-identificatieproces en goed toezicht dat effectieve risicobeperking waarborgd. Het Group Compliance Committee (GCC) dient als het belangrijkste verantwoordingspunt voor de Compliance-activiteiten van de Groep. De GCC omvat senior leden van het Gunvor’s Executive Committee, evenals vertegenwoordigers van Legal en Compliance. Het GCC beoordeelt alle aspecten van het risicobeperkingsplan en is het escalatiepunt.
PERSONEEL
Naast de Compliance Directors van de Groep heeft Gunvor een speciale senior management positie voor de bestrijding van omkoping en corruptie (ABC, anti-bribery and corruption) en het witwassen van geld (AML, anti-money laundering). Daarnaast heeft Gunvor Compliance Officers in dienst die ter plaatse op de werkvloer naast het verkooppersoneel opereren. Ze werken samen met de Risk Officers die toezicht houden op de transacties van elke handelsdesk. De Compliance Directors van Gunvor leiden tevens het Compliance-trainingsprogramma van de onderneming. Het Group Compliance Committee van Gunvor houdt daarbij toezicht op de effectiviteit van het programma.
Klik hier voor de Gedragscode en Ethiek
CEASED USING AGENTS FOR BUSINESS DEVELOPMENT
OPLEIDING EN BEWUSTZIJN
Elke werknemer van Gunvor is verplicht de jaarlijkse training te volgen die diverse gebieden bestrijkt, zoals ABC, AML, marktmisbruik en marktgedrag, economische sancties en andere onderwerpen. Risico's en aanverwant beleid worden tijdens de training besproken. Ook komen de laatste ontwikkelingen op het gebied van ‘Compliance-denken’ aan bod. Deze sessies worden aangevuld met regelmatige communicatie van Gunvor’s Compliance-team, met aandacht voor actuele compliance-gerelateerde kwesties, zoals marktnieuws over overtredingen en boetes en de laatste wereldwijde ontwikkelingen. Ook de zakenpartners van Gunvor volgen een opleiding.
EXTERNE AUDITS
De Gunvor Groep heeft internationale compliance-experts ingehuurd om te helpen bij het verbeteren van haar wereldwijde programma. Om een consistente groei te garanderen in lijn met nieuwe regelgeving en de laatste marktontwikkelingen, ondergaat Gunvor’s Compliance-afdeling ook regelmatig externe audits – voor benchmarking en beoordeling – die worden uitgevoerd door Big Four-accountantskantoren.
INTERNE
AUDITS
Om onze interne functies te testen, hebben wij een interne Auditafdeling opgericht om onafhankelijke en objectieve beoordelingen van de bedrijfsactiviteiten, bedrijfsvoering, financiële systemen en de interne controleomgeving van Gunvor te verrichten. Gedurende de laatste vijf jaar heeft het Auditteam ongeveer 65 interne auditopdrachten uitgevoerd die betrekking hadden op activiteiten die verband houden met handelsdesks, raffinaderijen, terminals en andere groepsbedrijven, centrale functies en processen alsmede joint ventures. De bevindingen hebben geleid tot wijzigingen in beleid en werkprocessen, verbeterde controles, een groter algemeen bewustzijn en het belang dat Gunvor hecht aan de naleving van het beleid.
TECHNOLOGIE
Gunvor heeft miljoenen euro’s geïnvesteerd in de nieuwste IT-systemen ter ondersteuning van KYC (know your customer), CDD (counterparty due diligence) , doorlichting en tracking van tegenpartijen en agenten en om ervoor te zorgen dat alle werknemers toegang hebben tot zulke goedgekeurde leveranciers- en klantgegevens. Tegenpartijen en gerelateerde partijen in het CMS worden dagelijks gescreend met behulp van systemen van externe leveranciers die informatie verzamelen over o.a. schendingen van sancties, blootstelling aan politiek prominente personen (PEP-exposure) of aan andere relevante gebeurtenissen. Hetzelfde geldt voor de screening van de ’schepen die Gunvor chartert.
CMS
Alle handels- en operationele systemen van Gunvor zijn gekoppeld aan het Counterparty Management System (CMS), waardoor alle data van tegenpartijen, leveranciers en klanten binnen één enkele, gecontroleerde omgeving worden gecentraliseerd. Het CMS waarborgt de uniformiteit van processen en toezicht. Zo worden bijvoorbeeld alle begunstigden van betalingen namens de onderneming gecontroleerd op basis van het CMS voordat er welke betaling dan ook kan worden verricht. Door het gecentraliseerde karakter van het systeem kan een Compliance Officer binnen enkele minuten op nieuwe informatie reageren en, indien nodig, een tegenpartij in alle bedrijfssystemen uitschakelen. Ook schepen en eigenaren worden dagelijks via het CMS-proces gescreend.
VESSEL
SCREENING
Gunvor werkt met Pole Star voor het screenen van schepen. Het PurpleTrac-systeem is volledig geïntegreerd in het CMS van Gunvor, waarbij gebruik wordt gemaakt van de interface- en escalatietechnologie. Op iedere werkdag worden zo circa 15 schepen gescreend door de charterteams van Gunvor. Compliance-screening van schepen is ook geïntegreerd in de operationele scheeps goedkeuringsprocedures, waarmee wordt gewaarborgd dat een uitgebreide (technische) screening van schepen is afgerond voordat er een schip kan worden gecharterd.
SANCTIES
Gunvor neemt de sanctieverplichtingen zeer serieus. Gedurende het gehele CDD-proces van de tegenpartij worden sanctiecontroles uitgevoerd, zowel via systemen van derden als onze eigen interne processen. Gunvor controleert dagelijks haar volledige lijst van zakelijke tegenpartijen en betrokken geassocieerde personen. Het team van Gunvor heeft regelmatig contact met de autoriteiten die sancties opleggen om er zeker van te zijn dat wij van de laatste ontwikkelingen en activiteiten op de hoogte zijn.
BETAALD AAN OVERHEDEN IN 2021
BELEID
Gunvor heeft een duidelijk beleid doorgevoerd voor ABC, AML, marktgedrag, marktmisbruik, economische sancties en andere risicogebieden. Dit wordt binnen alle geledingen van onze onderneming gecommuniceerd. Belangrijk is ook dat wij een klokkenluidersregeling hebben ingesteld die door de CEO duidelijk aan alle medewerkers van Gunvor is gecommuniceerd. Vooral met betrekking tot ABC voldoen het beleid en de procedures, de systemen en controles aan de normen van de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act, de Britse Bribery Act en de richtlijnen van de OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling). Bij overtredingen hanteert Gunvor een zero-tolerancebenadering.
Klik hier voor de Gedragscode en Ethiek
TRANSPARANTIE
Gunvor heeft haar steun uitgesproken voor het initiatief inzake transparantie van winningsindustrieën (EITI) om op een consistente,betrouwbare wijze verslag uit te brengen over haar betalingen aan overheden: Het doel van EITI is om de transparantie te vergroten en de mogelijkheid voor eventuele corruptie te verminderen in samenwerking met deze overheden. De rapportage van Gunvor omvat ook de aankoop van ruwe olie en geraffineerde olieproducten van staatsbedrijven in de landen die aan EITI deelnemen.
TRADE PROCESS
