CONFORMITÉ ET ÉTHIQUE
Ces dix dernières années, Gunvor a consacré plusieurs millions de dollars pour se doter d’un département Conformité (Compliance Department) de pointe. Nos équipes s’emploient en permanence à améliorer les procédures de l’entreprise afin d’atténuer certains risques et d’en anticiper d’autres qui sont propres au secteur du négoce de matières premières. Notre but est d’appliquer les normes éthiques les plus strictes qui soient et de nous conformer à l’ensemble des législations et des réglementations partout où nous exerçons nos activités.
GOUVERNANCE
Le département de Conformité de Gunvor s’appuie sur une gouvernance d'entreprise solide, impliquant un robuste processus d 'identification des risques ainsi qu’une supervision globale permettant d’assurer une gestion des risques efficiente et optimale.
Le Comité de Conformité Groupe (GCC) est la plus haute/principale instance responsable des activités de conformité du Groupe. Le GCC se compose de membres du Comité exécutif de Gunvor, ainsi que de représentants des départements Juridique et de Conformité. Il examine les différents aspects du plan de gestion des risques de conformité et sert de point d'escalade.
PERSONNEL
En plus du Directeur de la conformité (Compliance Director) du groupe Gunvor, la société dispose d’un directeur dédié à la lutte contre la corruption et le blanchiment d’argent, ainsi que de responsables de la conformité qui travaillent directement dans les salles des marchés aux côtés des traders. Ils collaborent avec les responsables du risque (Risk Officers) pour superviser chacun des départements de trading. Les Directeurs de la conformité de Gunvor supervisent également le programme de formation à la conformité de l’entreprise. Le Comité de Conformité Groupe (Group Compliance Committee) s’assure de l’efficacité du programme.
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CEASED USING AGENTS FOR BUSINESS DEVELOPMENT
ÉDUCATION ET SENSIBILISATION
Gunvor dispense chaque année à l’ensemble de son personnel une formation obligatoire sur de nombreux thèmes, notamment la lutte contre la corruption, le blanchiment d’argent, les abus de marché et le comportement sur le marché, les sanctions économiques, etc. Les risques et les politiques (policies) associées y sont débattus. Les dernières évolutions en matière de conformité sont également abordées. Ces séances sont complétées par des communications régulières de l’équipe Conformité de Gunvor aux membres du personnel faisant état de l’actualité dans le domaine de la conformité, par exemple les nouvelles infractions et amendes, et des dernières évolutions aux quatre coins du monde. Les partenaires commerciaux de Gunvor suivent également une formation.
AUDITS EXTERNES
Gunvor a fait appel à des experts internationaux en conformité pour l’aider à améliorer son programme pour l’ensemble du groupe. Afin de garantir une croissance constante en ligne avec les dernières évolutions réglementaires et du marché, le département Conformité de Gunvor fait également l’objet d’audits externes réguliers, à des fins de benchmarking et d’évaluation, qui sont réalisés par les cabinets du Big Four.
AUDITS INTERNES
Pour évaluer nos fonctions internes, Gunvor a mis en place un département Audit interne (Internal Audit Department) chargé de réaliser des évaluations indépendantes et objectives des activités commerciales, des opérations, des systèmes financiers et de l’environnement de contrôle interne de l’entreprise. Ces cinq dernières années, l’équipe d’audit a ainsi procédé à environ 65 audits internes, couvrant des activités telles que les départements de trading, les actifs, les fonctions et processus centraux et les coentreprises. Leurs conclusions ont permis de modifier des politiques, d’améliorer des contrôles et, globalement, de mettre en lumière le sérieux avec lequel Gunvor s’engage à respecter les politiques.
TECHNOLOGIE
Gunvor a investi plusieurs millions de dollars pour se doter des systèmes informatiques les plus récents afin d’assister la due diligence des contreparties et des agents, en veillant à ce que tous les employés aient accès aux données du système. Les contreparties et les entités qui leur sont liées dans le CMS sont également analysées chaque jour et comparées à des bases de données externes de due diligence, à la recherche d’informations telles que les violations des sanctions, l’exposition des personnes politiquement exposées ou autres événements pertinents. Il en va de même pour le contrôle des navires de Gunvor.
CMS
Tous les systèmes de trading et d’opérations de Gunvor sont reliés au système de gestion des contreparties (Counterparty Management System, CMS), qui centralise les vérifications préalables de toutes les contreparties dans un environnement unique et contrôlé. Le CMS garantit l’uniformité des processus et de la surveillance. Par exemple, tous les paiements de l’entreprise sont vérifiés dans le CMS avant le moindre transfert de fonds. Du fait de la nature centralisée du système, l’équipe Conformité peut réagir à toute nouvelle information et, si nécessaire, bloquer en quelques minutes une contrepartie dans tous les systèmes de l’entreprise. Les navires et leurs propriétaires font également l’objet d’une vérification quotidienne dans le cadre des procédures du CMS.
SCREENING DES NAVIRES
Gunvor travaille avec Pole Star pour procéder à la vérification préalable des navires. Le système PurpleTrac est entièrement intégré au CMS de Gunvor qui tire ainsi parti de son interface et de sa technologie de remontée des informations. Chaque jour, environ quinze navires sont contrôlés par les équipes d’affrètement de Gunvor. Le contrôle par le département de la Conformité des navires est également intégré au processus d’inspection technique des navires, ce qui garantit la réalisation d’un contrôle intégral avant l’affrètement de tout navire.
SANCTIONS
Gunvor prend très au sérieux ses obligations en matière de sanctions. Tout au long du processus de contrôle préalable des contreparties, les sanctions sont vérifiées à la fois par des systèmes tiers et par nos propres processus internes. Chaque jour, Gunvor étudie la liste complète de ses contreparties commerciales et des personnes associées concernées. De plus, l’équipe de Gunvor est régulièrement en contact avec les gouvernements qui imposent des sanctions pour s’assurer que nous avons connaissance des derniers développements et actions.
VERSÉS AUX GOUVERNEMENTS EN 2021
POLITIQUES
Gunvor a élaboré des politiques claires et précises en matière de lutte contre la corruption et le blanchiment d’argent, de comportement sur le marché, d’abus de marché, de sanctions économiques et autres domaines à risque. La diffusion de ces politiques intervient depuis le plus haut niveau de la hiérarchie jusqu’à chaque employé. Il est important de noter que nous avons également conçu une politique de lancement d’alerte qui a été clairement communiquée par le P.-D.G. à tous les collaborateurs de Gunvor. En ce qui concerne plus particulièrement la lutte contre la corruption, les politiques et procédures ainsi que les systèmes et contrôles répondent aux normes imposées par la loi américaine contre les pratiques de corruption à l’étranger (Foreign Corrupt Practices Act) et par la loi britannique sur la corruption (UK Bribery Act) ainsi que par celles promulguées par l’OCDE. Gunvor ne tolère aucune infraction.
TRANSPARENCE
Gunvor a exprimé son soutien à l’Initiative pour la transparence dans les industries extractives (EITI) visant à créer un moyen cohérent de rendre compte, de manière fiable, des paiements effectués aux gouvernements, le but étant d’améliorer la transparence et de réduire le risque de corruption en coopération avec ces gouvernements. Gunvor rend notamment compte de ses achats de pétrole brut et de produits pétroliers raffinés auprès d’entreprises publiques dans les pays mettant en œuvre l’EITI.
TRADE PROCESS
